为加强公司档案及文件管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，依照国家有关法律法规和公司基本管理制度，特制定本规定。

第一条　档案文件的定义

本制度所称档案是指过去和现在公司各部门在经营管理活动中所形成的有保存价值的各种文书、合同、协议、人事资料、账册、凭证、报表、技术资料、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录（包括电子资料记录）。

（一）名词解释

文书：人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。

合同：合同是平等主体的自然人、法人、其他经济组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

协议：泛指国家、政府、政党或团体间关于某一问题经谈判、协商后取得的一致意见。

人事资料：记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

账册：由一定的格式的账页按一定形式相互联结所组成，用来序时地、分类地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。

凭证：纳税人用来记录经济业务，明确经济责任并据以登记账簿的书面证明。

报表：对企业财务状况、经营成果和现金流量的结构性表述。

技术资料：使用与维修装备所需的说明书、手册、规程、细则、清单、工程图样等的统称。

荣誉实物：奖状、荣誉证书、奖杯、奖牌、锦旗等实物资料，它们是上级有关部门对本单位各项活动评价的真实记录，反映了该单位工作水准和取得的成绩。

证件：用来证明身份、经历等的证书和文件。

第二条　档案文件管理职责

（一）公司档案工作由行政管理部统一负责，各部门档案原件统一保存至档案室，并留复印件自行存档；

（二）行政管理部负责办理档案的接收、收集、整理、立卷、保管、查阅、销毁；

（三）公司财务部负责公司财务账册、凭证及其报表资料的档案管理工作。

第三条　档案的分类及编号标准

（一）公司档案分类：

Ａ类为合同、协议类档案

Ｂ类为人事资料档案

Ｃ类为下发文件

Ｄ类为综合文书类档案

Ｅ类为公司证件

以此类推分类：

（二）编号：各类档案的编号用年份加阿拉伯数字按时间先后顺序进行编辑；

（三）公司其它部门的档案必须参照上述原则，按档案性质进行分类和编号；公司财务档案的管理按财务相关规定执行。

第四条　收集整理步骤

（一）档案整理的原则是按类别收集筛选，按时间顺序整理；

（二）对整理的文书材料进行分类编号、编写档案目录，按类别进行立卷。

第五条　建档的标准

（一）档案目录应标明类别、序号、编号、文件名（以文件标题关键词注明，以便按编号查找原文）、件数、生效时间、所存档文件柜；

（二）档案分为绝密级、机密级和普通级。绝密级的档案应在档案号前加上“绝密”字，机密级的档案应在档案号前加上“密”字；级别的确定由各部门部长负责。

绝密档案是指涉及到公司战略、财务、人事、商业秘密，泄露后足以引起公司经营安全和利益遭受重大损失的文件、文档、报表等资料。

机密档案是指只为专门部门或岗位人员查阅，泄露后会削减公司竞争力、造成不良影响的文件、文档、报表等资料。

普通档案是指具有历史参考价值、可为未来经营管理活动提供参考依据的文件、文档、报表等资料。

（三）人事档案在建档时须有个人履历表、相片两张、身份证复印件（或驾驶证复印件）、劳动合同、商业秘密保护协议及其它相关资料等方可入档；

（四）所有档案的目录应有电子存档目录；经批准颁发的文书、通知等综合类文稿、计划书、发展方案、技术资料等应同时按分类标准建立电子档案，各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理及方便查阅。对存入电脑的保密档案资料应设立安全密码，密码由相关负责人掌握。

第六条　查阅与借阅

（一）因工作需要查阅文档的，需按权限实行分级查阅。查阅绝密级档案必须公司经理书面批准、不得复印、不得带出档案室；机密档案须部门领导批准，可在授权情况下进行复印，使用完毕后立即返还档案室；普通级档案可在档案室进行查阅，也可在公司经理批准下办理外借登记手续。

（二）阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放；归还时，档案室应认真验收档案后归档。

第七条　档案保存期规定

档案的保管具有时效性，绝密档案保存期为二十年、机密档案保存期为十五年、普通档案保存期为十年。档案保存期届满，需要公司经理批准后，方可解密或销毁。销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

以上档案的电子版文本有效保存期不受此限制，可一直予以保存、备案待查。

第八条　监督办法

（一）行政管理部部长负责监督检查档案室的档案管理工作；

（二）财务部部长负责监督检查财务部的档案管理工作；

第九条　档案保密制度

（一）档案管理人员和借阅者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案管理人员不准私自翻阅档案材料；

（二）借阅者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅、摘抄；

（三）查阅复制有关普通档案时，须经上一级领导批准；查阅复制有关机密档案材料时，须经公司经理批准；

（四）借阅档案资料必须登记，收回时核对无误后及时归档；

（五）不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所；

（六）档案柜随时加锁，并有专人管理。

第十条　违纪处理

有下列行为之一，据情节轻重，造成损失的需承担赔偿责任，若构成犯罪依法追究刑事责任：

（一）查阅与借阅人毁损或丢失档案；

（二）擅自向外界提供、摘抄企业档案；

（三）涂改、伪造档案。