合同管理制度

第一章总则

第一条　目的和依据

为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条　适用范围

本制度适用于公司与各法人单位、其他经济组织、自然人签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。

第三条　签订书面合同范围

除即时交货账务两清的简单小额经济（人民币五万元以下）事务外，应当采用书面合同形式。

第四条　合同管理原则

合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。

第五条　保守商业秘密

管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。

第二章　　职责划分

第六条　合同签订人的职责（合同签订人必须是负责该项目的负责人）：

１、负责审核与招标有关的所有附件资料；审核合同洽谈中澄清的所有资料；审核合同中的主要条款（商务方面和技术方面）；审核合同审批流程的审批手续；审核有无授权委托书；最后负责合同的签订。

２、负责合同的洽谈工作，全程参与招标工作。

３、合同签订人为该项合同管理和履行的第一责任人，为整个合同的审核、签订、履行、验收、结算、付款（包括质保金的支付）负全部责任，并组织管理人员完善该项目合同管理的全过程工作，如合同审核、签订、履行、验收、结算、付款等台帐的管理和档案的管理。

第七条　技术部门职责

１、参与合同会审工作，负责合同技术条款的审核把关。

２、参与验收工作。

３、及时向经办部门反馈货物或工程等在验收、使用、质保过程中的质量问题。

第八条　财务部门职责

１、参与合同会审工作。

２、加强与供销等有关业务部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。

３、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。

第九条　行政管理部主要职责

１、严格按照制度对公司的合同专用章和公章进行管理和使用，并设专人管理。

２、严格按照合同审签程序执行，审查合同审核与审批手续是否完备，符合条件的才可加盖合同专用章或公章。

３、做好与合同有关资料的登记归档工作。

第三章合同运作程序

第十条　合同运作的一般程序如下

１、起草。由业务部门根据本部门的业务内容按照合同法的要求负责起草、拟定合同文本。

２、审核。合同文本起草拟定好后，填写《合同审批单》，报送法务律师、财务部、内控监察部门及其他相关部门审核。对于符合法律法规规定和公司合同制度要求的，给予办理审批手续。对于不符合法律法规规定和公司合同制度要求的，提出书面审核意见，业务部门按审核意见修改合同文本，并填写《公章审批单》。

特殊说明：

（１）当遇到影响公司生产安全或紧急临时任务时，可先行采购，相关手续后补办理。

（２）合同价格５万元——１０万元的，按上述程序进行审批；

（３）合同价格１０万元以上的，需召集相关部门会议研究后签订，按上述程序审批。

３、签订。经修改完善后，由合同发起部门报请公司经理审批，公司经理审批无误后，填写《合同审批单》，《公章审批单》，由合同管理员见审批单后，负责加盖公司合同专用章或公章。

４、履行。由业务部门具体负责其承办合同的履行。合同的履行应当在书面合同审核签订后方可履行，不得先履行或履行完毕后再签订书面合同。

５、监督。由财务、审计、行政等职能部门和其他相关部门按照公司有关规定负责监督合同质量的履行。严格按照验收或商检程序办理，对不符合合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。

６、归档。合同履行完毕，由业务部门按本制度规定做好合同文本及相关材料的归档工作。

第四章　　合同审核

第十一条　合同审核程序

１、合同在签订前，必须经有关部门审核。

２、对各审核部门提出意见或公司领导退回修订的合同，经办人修改后应送对应审核部门再次审核，重大修改的应送所有会审部门审核，各部门认可后方可再送公司领导签署。

３、经办人认为审核人员的意见无法采纳的，应在合同签署单上注明原因，并与审核人员沟通，审核人员认可的签署认可意见，不予认可的保留原有审核意见，审核人员保留的意见是否采纳由最终签署领导确定。

４、业务部门将合同送审时，应附有关资料，如三证（营业执照、生产经营许可证、资质证）一书（授权委托书）、合同当事人资信履约能力、招投标或询比价文件及与合同签订有关的其他关联资料。对未附资料或资料不齐的，审核人员有权注明原因后拒审，因此造成合同延期签订的，由经办部门及经办人承担责任。

５、各审核部门应尽快完成合同审核工作：简易合同应在一至两个工作日内完成审核工作；重大、疑难、复杂类合同应在两至三个工作日内完成审核工作；对紧急合同（不马上签订将造成难以弥补的损失或对生产造成严重影响的）应优先办理，一个工作日内完成审核工作，送审时对紧急合同应注明并说明原因。

６、业务部门应根据合同审核签署所需要的合理时限，合理安排合同业务，高效办理合同协商、起草及送审签订工作，避免人为制造紧急合同。

第十二条　合同审核要点

合同审核相关责任方的审核要点如下表。

第五章合同履行、变更和解除

第十三条　合同履约管理

１、公司经理全面负责合同的履行，合同业务部门和人员具体负责其订立合同的履行。

２、合同的履行原则上应当在书面合同审核签订后方可履行。先签订，后履行，能使双方当事人在履行合同的过程中，按照双方权利义务和约定履行合同及承担责任，避免法律风险。特殊情况应经经理办公会研究决定。

３、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同签订人要及时处理，必要时经公司经理同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。

４、接收标的必须经过严格的验收或商检程序，对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。

５、合同结算必须通过财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算，对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。

６、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。

第十四条　合同的变更和解除

１、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。

２、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。

３、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向公司经理报告。

４、我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

第六章合同纠纷处理

第十五条　合同纠纷管理

１、为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。

２、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向公司经理报告，必要时向公安机关报案。

３、合同签订人应配合好公司法务律师参加仲裁或诉讼。

４、合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决，原则上诉讼在北京市范围内的人民法院进行。

第十六条　合同纠纷处理程序

１、发生合同纠纷，合同签订人应立即报告公司经理，并应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。

２、合同双方在合同履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则平等协商解决。

３、合同双方在一定期限内（一般为一个月），无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的，合同签订人应拟定处理意见，及时书面报告公司经理。

４、在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。

５、合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。

６、向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。

第七章合同资料管理

第十七条　档案资料内容

下列资料可以作为合同档案：

１、谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；

２、对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件；

３、对方当事人履约能力证明资料复印件；

４、对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；

５、我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；

６、对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；

７、双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；

８、登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

９、合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；

１０、标的验收记录；

１１、交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

第十八条　合同资料归档、统计与管理

１、合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交合同管理员。

２、合同管理员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理并存档，不得随意处置、销毁、遗失。

第八章责任追究

第十九条　出现下列情况之一，公司将依相关法律和公司制度向责任人追究责任：

１、未经公司经理审批，超越职权签订合同；

２、为他人提供盖章的空白合同、授权委托书；

３、应当签订书面合同而未签订书面合同。

４、因工作过失致使公司被诈骗；

５、公司履行合同未经对方当事人确认；

６、遗失重要证据；

７、发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；

８、合同专用章　、盖章的空白合同或授权委托书遗失未及时报案和报告；

９、合同条款内容如有损害公司利益的，由合同发起部门和行政管理部及法务人员负责；合同采购物品的质量及技术参数未达到要求，由采购部门和技术发展部负责；合同价格问题由采购部门与合同发起部门负责；

１０、其他违反公司相关制度的。

第二十条　公司职工在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，公司将依法将其移交司法机关处理。